Els llistats de Magatzem i de Facturació, i també la impressió d'etiquetes, editor de textos, llista de preus, pressupostos, albarans, factures i rebuts, permeten obtenir una vista prèvia o preliminar per pantalla. Aquesta funció pot ser de gran utilitat per a fer una ullada a l'aspecte que tindrà el llistat abans de procedir-ne a la impressió, o bé per a consultar-lo sense que calgui gastar paper i tinta o tòner d'impressora.
El programa crea aquesta vista a partir de la informació continguda al programa controlador o driver de la impressora predeterminada en el sistema, i malgrat que procura que s'ajusti el màxim possible a allò que després apareixerà imprès en paper, en alguns casos hi podria haver petites diferències. Si teniu instal·lat un controlador incorrecte o pertanyent a una versió antiga podria ser que la vista prèvia, i/o la corresponent sortida impresa, no fossin tal com s'espera. En aquest cas, instal·leu-ne una versió més recent des del disc original de Windows o descarregueu-lo al lloc web del fabricant de la impressora.
Aquesta pantalla mostra botons amb diverses funcions:
Els quatre primers us permetran obtenir la vista amb múltiples graus d'ampliació i de reducció. Per a la vostra comoditat, el programa conserva per a una propera sessió el darrer zoom emprat. Podeu també fer servir les tecles amb el signe positiu i negatiu en el bloc numèric del teclat.
Els botons del navegador permeten moure's pel llistat de pàgina en pàgina, o directament al final o al principi, de manera anàloga al que succeeix a les reixetes de dades. Podeu també fer servir les tecles Inici i Fi, Control+Inici i Control+Fi, i RePàg i AvPàg amb la mateixa finalitat. Premeu el botó Anar a pàgina... per accedir directament a qualsevol pàgina del llistat només entrant-hi el seu número.
En cas d'estar visualitzant albarans, factures, pressupostos o comandes a proveïdor, hi veureu un segon navegador d'un altre color per a tenir accés directe al document anterior o posterior, i al principi i al final del fitxer, sense que calgui tancar aquesta pantalla. El parpelleig que s'observa en canviar de document és normal. Premeu el botó Anar a document... per accedir directament a qualsevol altre document només entrant-hi el seu número.
El botó Imprimeix, o Control+P, us permet passar directament a la impressió del document des de la vista prèvia. Des d'aquesta nova finestra tindreu l'oportunitat d'ordenar la impressió de només una part del document mitjançant l'entrada del número de les pàgines que voleu. I depenent del model d'impressora que tingueu seleccionat, també hi podreu definir el nombre de còpies que voleu obtenir (algunes impressores no admeten aquesta funció, com per exemple l'Epson Stylus 800 ESC/P 2, mentre que altres, com l'Epson Stylus Color 600, sí poden fer-ho). Aquest botó ignorarà allà on existeixi (albarans, factures, rebuts), l'interval numèric a imprimir. Si imprimiu pàgines soltes del llistat, amb algunes impressores pot ser que obteniu un tipus de lletra lleugerament més petit.
Amb la funció Obre fitxer QRP podreu llegir qualsevol llistat en format QuickReport o QRP que haguéssiu desat anteriorment al disc.
Premeu el botó Obre carpeta de treball per a obrir l'Explorador d'arxius a la carpeta de treball.
La funció Anomena i Desa us permetrà conservar el llistat en un fitxer de disc per a una posterior consulta o impressió. Si el deseu en format QuickReport o QRP, el format predeterminat, podreu després recuperar-lo obrint una vista prèvia des de qualsevol punt del programa que la tingui, mitjançant el botó Obre. El fitxer exportat pot ser també emprat per a enviar llistats per email als clients, proveïdors o gestor administratiu. Més informació a Llistats i Email.
Amb aquesta funció disposeu de diversos formats de fitxer addicionals per a desar els llistats:
Portable Document Format (PDF), estàndard ISO 32000 desenvolupat per Adobe Inc. Es tracta d'un format molt difós, amb gran varietat de lectors disponibles. No pas tots els tipus de lletra (o fonts) instal·lats i disponibles a Windows poder ser exportats des de WinOmega al format PDF. Aquells que no siguin exportables seran transformats automàticament a un que sí que ho sigui (per exemple, Arial serà convertit a Helvetica, Times New a Times, Courier New a Courier, i en general es passaran a Courier). Això pot afectar especialment la capçalera de factures i de la llista de preus. Algunes línies o marcs poden no aparèixer-hi. Els gràfics són comprimits segons l'algorisme RLE (Run Length Encoding), amb el qual es pot aconseguir fins a un 70% de compressió, de gran utilitat per a enviar per la xarxa la llista de preus amb imatges. En llistats amb orientació apaïsada és possible que en certs casos el document PDF quedi truncat per la dreta, de manera que algunes columnes podrien quedar invisibles. Si us passa això trieu orientació vertical.
HyperText Markup Language (HTML), format de pàgina web llegible per qualsevol programa navegador. Pot ser d'utilitat especialment per publicar la llista de preus a Internet, però també per enviar altres llistats i documents als clients o proveïdors, perquè aquests fitxers, amb extensió .htm, poden ser oberts a qualsevol ordinador. En cas d'incloure-hi imatges el programa crearà fitxers gràfics a part amb noms com QRImage#.jpg (on # correspon a un número d'una o unes quantes xifres) a la carpeta de treball. Com que el format HTML necessita aquests arxius externs, és imprescindible que els adjunteu al fitxer d'exportació obtingut. Algunes línies o marcs poden no aparèixer en el fitxer HTML. Diversos paràmetres poden ser configurats per l'usuari. Vegeu-ne més detalls.
Text enriquit (RTF), basat en la versió 1.5 de les especificacions de Microsoft.
Microsoft Excel (XLS), per a MS Excel 4 o posterior.
Document de text (TXT), que pot ser obert per qualsevol editor de textos senzill, incloent-hi el Bloc de Notes de Windows i l'editor de textos de WinOmega.
Comma Separated Values (CSV), fitxer de text amb els camps separats per una coma. Poden ser oberts, entre altres, per MS Excel.
eXtensible Markup Language (XML), fitxer en format XML i estructura segons la norma Factura-e 3.2, sense signar. Si el voleu signat marqueu la casella Factura-e (XAdES) a la fitxa del client.
Els gràfics i línies que puguin estar presents als llistats només són exportats si el format triat és QuickReport o Windows Metafile (aquest generarà un fitxer de disc per cada pàgina del llistat). El Text enriquit conserva les fonts i el seu format (mida, negreta, posició, etc) i pot ser retocat amb posterioritat amb un programa extern.
No és possible l'exportació quan el llistat ha estat obtingut llegint un fitxer QRP preexistent.
WinOmega fa el possible perquè les diferents sortides s'ajustin al màxim a la vista inicial malgrat que en cap cas s'aconsegueix una reproducció exacta. Així, en molts casos el llistat exportat pot presentar algunes imperfeccions, a causa de les dificultats tècniques inherents als canvis de format. (Per exemple, entre altres coses, si la llista de preus duu línies de punts, les línies es desdoblaran.) L'única solució és que intenteu retocar-lo, si podeu, o bé que escolliu un format d'exportació diferent. El format amb més fidelitat sol ser PDF.
Mitjançant el botó Color de fons podreu canviar al vostre gust el color de la superfície de pantalla que apareix al voltant de la vista prèvia.
Podeu tancar la vista amb el botó Surt, o prement la tecla Esc. És recomanable no tancar aquesta finestra fins que el llistat s'hagi completat.
Tramesa de llistats per correu electrònic
Qualsevol dels llistats i documents que són mostrats a través d'una vista prèvia pot ser desat en un fitxer i posteriorment enviat adjunt en un missatge de correu electrònic. Així, per exemple, podreu enviar fàcilment la llista de preus als clients, o una factura que els calgui amb urgència, o un pressupost que us hagin sol·licitat, o el llistat de facturació al gestor administratiu, etc.
El receptor haurà de disposar d'un programa per a llegir fitxers en qualsevol dels formats reconeguts per la vista prèvia.
Per a preparar el fitxer obriu la vista prèvia del llistat que voleu enviar, feu servir la funció Anomena i Desa, i deseu-lo amb el nom que estimeu més. El vostre client podrà visualitzar-lo i també imprimir-lo amb qualsevol impressora reconeguda per Windows.
Important: Atesa la complexitat interna de la vista prèvia, algunes funcions requereixen disposar d'una gran quantitat de recursos en el sistema, com una elevada freqüència de la CPU i/o molta memòria lliure (paràmetres tots dos que poden ser consultats a Status), i a més són propenses a interferències amb certs drivers o controladors que podrien estar instal·lats al mateix ordinador. Tot això implica que en alguns equips poc potents i/o en determinades situacions d'excessiva fragmentació de la memòria i/o amb certs controladors instal·lats, alguna d'aquestes funcions podria crear problemes o emetre algun missatge d'error. En cap cas es fan malbé les dades d'usuari.