Facturació > Rebuts > Fitxer > SEPA

Aquesta funció permet que els càrrecs de les vostres factures siguin traspassats a un fitxer de disc per a ser després enviat al banc per via telemàtica amb els formats requerits per les Normes SEPA, en les modalitats Core Direct Debit 19-14 (càrrecs a consumidors) i Business-to-Business (B2B) Direct Debit 19-44 (càrrecs entre empreses). L'arxiu por ser obtingut en format de fitxer pla o en XML.

Cliqueu el botó XML activat/desactivat de manera que quedi activat (amb color o enfonsat, segons la versió de Windows) perquè el fitxer de càrrecs es generi en format XML d'acord amb la norma ISO 20022. En cas contrari el fitxer creat tindrà el format pla usat abans de l'entrada en vigor d'aquesta norma. En cas de dubte consulteu la vostra entitat bancària.

Si no penseu fer servir mai aquestes funcions, o bé només n'emprareu una de les dues, per tal de guanyar agilitat i especialment evitar confusions que us farien enviar al banc un fitxer per un altre, us podria ser útil desactivar-ne una, o totes dues, i fins i tot fer-les invisibles, a Configuració, pestanya Seguretat, requadre No permetis accés a....

La reixeta present a pantalla mostrarà una llista de totes les factures pendents de cobrament, amb data de venciment no buida, i el client de les quals tingui a la seva fitxa un compte bancari, indistintament en format IBAN o CCC, que sigui vàlid segons les normes exigides per la banca espanyola. Seran filtrades també segons la selecció feta al camp Norma SEPA present a la fitxa del client. Si el client associat a la factura hagués estat (indegudament) eliminat, les seves factures no hi seran incloses.

Cal que comenceu per seleccionar les factures de les quals voleu obtenir un càrrec, o si s'escau, fer servir el botó Selecciona tot. Com seleccionar línies en una reixeta.

A la barra d'estat al peu es mostra el nom del client corresponent a la factura ressaltada i el seu import total. En cas d'haver-hi més d'una factura seleccionada, es mostraran només les dades de la factura que tingui la marca > al marge esquerre.

Cliqueu al botó Suma o l'opció de menú Fitxer > Suma per a conèixer la suma de l'import total de les factures seleccionades. En ordinadors lents i amb un gran nombre de seleccions, el procés pot ser llarg, atès el gran nombre de càlculs que el programa ha de realitzar.

Si us cal canviar l'ordenació de les factures a la reixeta cliqueu damunt el títol de la columna corresponent o feu servir el menú Ordenació. Encara que ja se sap que ordenar-les per número és equivalent a fer-ho per data de factura, en algun cas es podria obtenir un resultat una mica diferent, perquè l'ordenació per data inclou també l'hora d'emissió.

Les factures amb cobrament a terminis apareixeran a la reixeta marcades en color vermell (aquest color pot ser modificat a Configuració), i el seu import seguit del nombre del termini entre parèntesis. En cas de seleccionar-ne una, el programa inclourà al fitxer el primer termini pendent de cobrament, i en modificarà la data de venciment perquè coincideixi amb el proper. Quan ja no quedin més terminis la marcarà com a cobrada, si ho teniu així configurat. És molt important evitar mentrestant que sigui tocada la clau de terminis del document des de la funció de canvis de factures, ja que això en reiniciaria la data de venciment i provocaria la seva inclusió errònia en una posterior remesa al banc.

La funció Cerca ràpida us permetrà cercar una factura per número o un client pel seu codi. Aquesta funció sempre fa la cerca des del registre actiu en endavant. Els registres anteriors són ignorats.

Ompliu totes les caselles amb les dades correctes, encara que segons les normes SEPA només són obligatòries les que tenen el fons de color rosat, però moltes entitats bancàries requereixen alguna de les dades opcionals. També són obligatòries les caselles del requadre Presentador però podeu deixar-les en blanc si són idèntiques a les del Creditor perquè el programa les copiarà d'un lloc a l'altre.

Al camp Sufix haureu d'introduir el valor que la vostra entitat bancària us indiqui. Per defecte és 000, per ser el més freqüent. Alguns bancs exigeixen un sufix alfanumèric, com per exemple R01, de manera que la casella admet també lletres majúscules.

La casella Identificació al requadre Creditor, on no es pot escriure amb el teclat, us servirà per a obtenir el codi d'identificació del creditor que s'inclou als mandats que caldrà enviar als proveïdors que cobrin per càrrec bancari. Cliqueu al botó Calcula perquè el programa la calculi a partir del codi de país, NIF i sufix. Feu servir el botó Copia per a copiar-ne el resultat al porta-retalls de Windows. Cliqueu a Esborra per a eliminar la identificació. En cas de modificar posteriorment el contingut de qualsevol de les tres caselles, codi de país, NIF i sufix, caldrà esborrar-la, i clicar de nou al botó Calcula.

Sobre els terminis de presentació (a tall merament informatiu): El termini per a càrrecs SEPA Core 19-14 serà de set dies hàbils interbancaris quan s'hi inclogui algun càrrec únic o alguna primera operació, i de quatre dies hàbils per a la resta d'operacions, les denominades recurrents o posteriors quan no siguin la primera. Hi ha també la possibilitat de triar un termini de presentació reduït, conegut com a càrrecs SEPA Core 19-15 o COR1, que és de tres dies hàbils en tots els casos, però que està supeditada a que les entitats implicades (la creditora i cadascuna de les deutores) hi estiguin adscrites. Per als càrrecs SEPA B2B 19-44 el termini amb caràcter general serà de tres dies. És aconsellable que confirmeu totes aquestes dades amb la vostra oficina bancària, ja que amb el pas del temps i potser també amb cada banc, podrien variar.

Marqueu la casella Descompte bancari per a obtenir el cobrament immediat dels rebuts independentment de la data de cobrament, denominat també Operació de cessió de crèdit (successor de la norma 58). Caldrà l'acord previ amb l'entitat receptora del missatge.

Marqueu la casella COR1 per a crear un fitxer de càrrecs amb termini reduït, sempre que el vostre banc us permet acollir-vos-hi (només SEPA Core).

Al requadre Càrrecs hauríeu de triar entre Data única, en què tots els dèbits seran carregats al client en una mateixa data que l'usuari podrà definir en una casella annexa, i Data de venciment, on cada factura serà carregada al client en la seva data de venciment. En tots dos casos l'usuari serà responsable de fixar una data que compleixi amb la normativa. En cas de configurar el càrrec per data de venciment, teniu en compte que la inclusió d'alguna factura amb venciment anterior al límit de presentació establert podria provocar un rebuig del fitxer o que la data de cobrament sigui ajustada a la primera disponible, a criteri del banc. En aquest últim cas tingueu en compte a més que en les factures implicades podria quedar enregistrada una data de cobrament distinta de la real. Com sempre, en cas de dubte consulteu la vostra entitat bancària.

Tal com estableix la normativa, dins el fitxer XML creat els càrrecs s'agruparan per data de càrrec i per tipus de càrrec. Factures amb la mateixa data de venciment però diferent tipus de càrrec aniran a un grup distint.

Per a més agilitat, introduïu a la casella Lloc web l'adreça web o URL del banc. D'aquesta manera podreu accedir-hi clicant damunt la icona annexa.

Cliqueu al botó Obre per a obrir la carpeta on es desarà el fitxer SEPA. Si no apareix cap dels fitxers creats podria ser perquè esteu registrat a Windows com a usuari limitat. Ho podreu veure a Status. Per a més detalls llegiu a Consultes i respostes la #237.

Marqueu la casella Amb confirmació per tal que el programa us demani confirmació quan doneu l'ordre de crear el fitxer. Pot ser útil sobretot quan treballeu alternadament amb diverses normes de càrrec, per a prevenir errors.

Finalment trieu un nom per al fitxer de càrrecs a la casella Fitxer SEPA. El nom per defecte és sepa i l'extensió forçosament xml quan el format XML estigui activat o, en cas contrari, c19 per als càrrecs Core 19-14, i b19 per als càrrecs B2B 19-44, si bé l'usuari pot modificar-los a la seva conveniència. No hauríeu de triar una extensió de tipus de fitxer conegut, com rtf, per tal de prevenir confusions, si no és que el vostre banc us ho exigeix. Si el nom resultés ésser massa llarg per al que l'entitat bancària pot admetre, canvieu el nom sepa per una cosa més curta, per exemple, s. El programa hi inserirà unes xifres amb el mes, dia, hora, minuts i segons del moment de creació, per tal d'evitar que siguin sobreescrits fitxers anteriors, i serà desat a una carpeta amb el nom SEPA dins la carpeta de treball. Malgrat que el nom del fitxer és de lliure elecció de l'usuari, caldria que complís amb les recomanacions de l'entitat bancària receptora si n'hi hagués. En cas d'introduir-hi un nom no admès pel sistema operatiu, WinOmega no podrà crear-lo. El fitxer generat és en realitat un arxiu de text, que pot ser visualitzat amb el Bloc de Notes de Windows, i també amb el navegador d'internet si té format XML, però no hauria de ser modificat si no és que sabeu exactament el que esteu fent.

Un cop omplertes totes les caselles, cliqueu al botó Crea o a l'opció de menú Fitxer > Crea per a engegar el procés de creació del fichero de càrrecs SEPA.

El nom del fitxer que haureu d'enviar al banc consta a l'informe imprès com a Fitxer SEPA. Per tal d'evitar confusions a causa de la coexistència a la mateixa carpeta amb l'arxiu RTF corresponent a l'informe, el nom d'aquell fitxer es mostrarà també a la pantalla sota la casella Lloc web.

Si un client la factura del qual es troba entre les seleccionades no tingués omplerts algun dels camps Ref. del mandat o Data del mandat, el procés de creació del fitxer s'interromprà i obrirà la fitxa invitant l'usuari a que completi aquests camps, imprescindibles per als càrrecs SEPA. Vegeu més detalls sobre els mandats. A la fitxa del client hauria de constar també el codi BIC/SWIFT, però en cas que estigués buit, en crear el fitxer SEPA el programa el calcularà sobre la marxa, a condició que WinOmega el tingui a la seva base de dades, forçosament incompleta perquè aquests codis canvien o se n'afegeixen de nous molt sovint. En cas de no trobar aquest codi, abans de crear el fitxer SEPA el programa ho advertirà per tal que l'usuari el completi, consultant el client afectat o cercant-lo a internet, a fi d'evitar un rebuig del banc.

Si hi ha una marca a la casella Marca com a cobrades, les factures seleccionades es convertiran en cobrades amb la data de càrrec definida a pantalla o amb la data de venciment, segons que hagi estat definit, i desapareixeran de la reixeta. És responsabilitat de l'usuari evitar la repetició d'un càrrec que ja hagués estat inclòs en una remesa anterior, de manera que és molt recomanable deixar marcada aquesta casella. Si finalment el banc es vegés obligat a canviar alguna data de càrrec, la nova data no quedarà reflectida a la factura. Especialment en el cas de factures amb diversos venciments, aquesta casella ha d'estar marcada per tal que el programa deixi constància que ja s'han carregat els terminis anteriors i no es repeteixin en remeses posteriors. Us convé llegir també a Consultes i respostes la #340.

Marqueu la casella Mostra només Core o Mostra només B2B per tal que a la reixeta només es mostrin factures el client de les quals, a la seva fitxa, tingui el camp Norma SEPA igual a Core o B2B respectivament. Això implica que les factures de clients que en aquest camp tinguin el valor Totes no estaran disponibles per a ser seleccionades. Tingueu una cura especial amb aquesta funció perquè per una banda pot ser molt útil, però per una altra i sense voler-ho podria excloure algunes factures de la remesa.

Si teniu marcada la casella Imprimeix informe, al final del procés el programa us imprimirà, amb la mida de lletra (valors recomanats: 9 i 10) i el nombre de còpies que haureu definit, una llista de la remesa amb les dades bàsiques de l'operació, que us servirà per a tenir constància dels càrrecs enviats, incloent-hi dades del client, data de càrrec, i import de cadascun. En cas de no haver imprès el llistat, o per una fallada de la impressora, encara tindreu la possibilitat de fer-ho obrint un fitxer existent a la carpeta SEPA dins la carpeta de treball. El nom serà el mateix triat a la casella Fitxer seguit de la data i l'hora de creació, separats amb guions, i amb extensió i format RTF (Rich Text Format), cosa que us permetrà obrir-lo amb un gran nombre de programes, entre ells el mateix WinOmega, menú Textos.

Si una factura inclosa en el procés tingués un importe negatiu hi serà inclosa amb signe positiu, atès que la norma bancària no permet imports iguals o inferiors a zero. Per a evitar que aparegui a la reixeta, marqueu-la com a cobrada.

Cliqueu al botó Desa si voleu conservar en un arxiu les configuracions definides en aquest formulari. Cliqueu al botó Carrega per a recuperar-les. Això permet la utilització alternada de diversos bancs amb gran facilitat. Els fitxers usats per a desar aquestes dades tenen el nom triat per l'usuari i extensions CORE i B2B, segons que es tracti de la norma SEPA Core o la B2B, i es creen per defecte a una carpeta amb el nom SEPA dins la carpeta de treball.

Premeu la tecla F1 o el botó Ajuda per a veure aquest document.

Si després d'haver emès el fitxer detectéssiu a l'informe algun error per haver-hi inclòs més, o menys, càrrecs dels previstos, i tinguéssiu marcada la casella Marca com a cobrades haureu d'anar la pantalla de canvis de factures i esborrar amb la tecla Supr la data de cobrament a les afectades, una a una, i finalment repetir la creació del fitxer de càrrecs.

Si l'import d'algun càrrec inclòs al fitxer SEPA no coincidís amb el total de la factura oberta a pantalla, impresa, o en els llistats de facturació, pot ser per dues causes: (1) La factura té diversos terminis o venciments, o (2) La factura té anotats cobraments a compte.

Com evitar que s'hi incloguin factures el client de les quals té el nostre propi compte IBAN: Si teniu clients amb el compte bancari del venedor en lloc del seu per tal de demanar a factura que facin el pagament per transferència i, com és lògic, no voleu que apareguin a la llista de domiciliacions, a la fitxa del client trieu en el camp Norma SEPA l'opció Exclòs.

Limitacions

Malgrat que les normes SEPA permeten afegir al fitxer un ampli espai per a la descripció del càrrec, WinOmega no contempla aquesta possibilitat, però inclou automàticament a cada document una descripció amb el text "FACTURA" seguit del número i la data, dades breus però suficients perquè el client pugui saber el motiu del dèbit.

Si creeu factures amb cobrament fraccionat (diversos terminis) i voleu emprar l'emissió de càrrecs segons la norma SEPA, el programa no us permetrà incloure-hi més que un sol termini a cada remesa. L'única solució possible és crear diversos fitxers consecutius.

Us convé llegir també a Consultes i respostes els números 223, 293 i 383.