Facturació > Rebuts > Fitxer > AEB

Aquesta funció permet que els vostres rebuts siguin traspassats a un fitxer de disc per a ser després enviats per Internet amb els formats requerits per la Norma 19 (càrrecs per domiciliacions en suport magnètic) i la Norma 58 (crèdits comunicats en suport magnètic per al seu avenç i gestió de cobrament) de l'AEB. Enviar al vostre banc els rebuts en format digital us pot suposar importants estalvis a les comissions que aquestes entitats cobren per la seva gestió, a més d'una més gran facilitat en evitar-vos la feina sempre enutjosa d'imprimir aquests documents en paper.

Si no penseu fer servir mai aquestes funcions, o bé només n'utilitzareu una de les dues, per tal de guanyar agilitat i especialment evitar confusions que us farien enviar al banc un fitxer per un altre, us podria ser útil desactivar-ne una, o totes dues, i fins i tot fer-les invisibles, a Configuració, pestanya Seguretat, requadre No permetis accés a....

Amb la norma 19 la reixeta present a pantalla us mostrarà una llista de totes les factures amb venciment igual o anterior a la data de càrrec, pendents de cobrament, i associades a un client que tingui el camp IBAN vàlid segons les normes aplicades per la banca espanyola. Si hi ha clients que tenen l'IBAN del venedor en lloc del seu per tal que efectuïn el pagament per transferència i, com és lògic, no voleu que apareguin a la llista de domiciliacions, afegiu a la fitxa del client un espai en blanc al començament del nom del banc.

Amb la norma 58 apareixeran les factures amb venciment igual o posterior al termini definit per l'usuari a la casella Venciment a (entre 0 i 99 dies), comptant a partir de la data de lliurament, que estiguin pendents de cobrament, i associades a un client que tingui el camp IBAN vàlid segons les normes aplicades per la banca espanyola o bé amb aquest camp buit, ja que aquesta norma admet la inclusió de crèdits sense domiciliar. Traieu la marca de la casella Clients sense IBAN per tal que s'ocultin les factures el client de les quals no tingui compte bancari. El termini recomanat a la casella Venciment a és de 7 dies.

Si el client associat ha estat donat de baixa, les seves factures no hi seran incloses en cap cas.

Cal que comenceu per seleccionar les factures de les quals voleu obtenir un rebut. Com seleccionar línies en una reixeta.

A la barra d'estat es mostra el nom del client corresponent a la factura ressaltada o seleccionada i el seu import total. En cas d'haver-hi més d'una factura seleccionada, es mostrarà només el nom del client i l'import la factura dels quals tingui la marca >.

Premeu el botó Sumar per a conèixer la suma de l'import total de les factures seleccionades. En ordinadors lents i amb un gran nombre de seleccions, el procés pot ser llarg, atesa la gran quantitat de càlculs que el programa ha de realitzar.

Si us calgués canviar l'ordenació de les factures a la reixeta cliqueu damunt el títol de la columna que voleu o feu servir el menú Ordenació. Encara que ja se sap que ordenar-les per número és equivalent a fer-ho per data de factura, en algun cas es podria obtenir un resultat una mica diferent, perquè l'ordenació per data inclou també l'hora d'emissió. L'ordenació que hi definiu serà també l'ordre amb què eixiran els rebuts a l'informe imprès. Ocasionalment podria no ser possible el canvi d'ordenació. En aquests casos cal tancar i obrir de nou aquesta pantalla. Si el problema persisteix, caldria fer un reindexat

Les factures amb cobrament a terminis apareixeran a la reixeta marcades en color vermell (aquest color pot ser modificat a Configuració), i l'import seguit del nombre del termini entre parèntesis. En cas de seleccionar-ne una, el programa inclourà al fitxer el primer termini pendent de cobrament, i en modificarà la data de venciment perquè coincideixi amb el proper. Quan ja no quedin més terminis la marcarà com a cobrada (si s'escau). És molt important evitar mentrestant que sigui tocada la clau de terminis del document des de la funció de canvis de factures, ja que això en reiniciaria la data de venciment i provocaria la seva inclusió errònia en una posterior remesa al banc.

La funció Cerca ràpida us permetrà cercar una factura per número o un client pel seu codi. Aquesta funció sempre realitza la cerca des del registre actiu en endavant.

Marqueu la casella Amb confirmació per tal que el programa us demani confirmació quan doneu l'ordre de crear el fitxer. Pot ser útil sobretot quan treballeu alternadament amb diverses normes de càrrec, per a prevenir errors.

Una vegada omplertes totes les caselles, amb l'opció Crear s'engegarà el procés de creació del fitxer de rebuts.

Si existeix una marca a la casella Marca com a cobrades, les factures processades es convertiran en cobrades amb la data de càrrec definida a pantalla, i desapareixeran de la reixeta després de l'emissió. És responsabilitat de l'usuari la no repetició d'un rebut que ja hagués estat inclòs a una remesa anterior; per això és recomanable tenir-ho configurat perquè les factures es considerin cobrades. Especialment en el cas de factures amb diversos venciments, aquesta casella ha d'estar marcada per tal que el programa deixi constància que ja s'han carregat els terminis anteriors i no es repeteixin en remeses posteriors.

Si teniu marcada la casella Imprimeix informe, al final del procés el programa us imprimirà, amb el nombre de còpies que haureu definit, una llista de la remesa amb les dades bàsiques de l'operació, que us servirà, per una banda, per a omplir el formulari M-3421 que alguns bancs demanen quan s'envia un fitxer i, per altra, per a tenir constància dels rebuts enviats, amb les dades del client i l'import de cadascun. En cas de no haver imprès el llistat i tenir necessitat d'obtenir-lo, caldrà que repetiu el procés des del principi. Si l'heu extraviat o no l'heu pogut imprimir per fallada a la impressora, cerqueu un fitxer a la carpeta Norma19 o Norma58 (segons que correspongui) dins la carpeta de treball, amb el mateix nom triat per al fitxer de rebuts però amb la data del dia inserida entre el nom i l'extensió, obriu-lo amb el Bloc de Notes o el WordPad de Windows i doneu l'ordre d'imprimir.

Definiu com a data de càrrec (només norma 19) una data posterior a la data de lliurament, segons el que recomani la vostra entitat bancària. El programa oferirà com a predeterminat tres dies després. Habitualment el nom del presentador i de l'ordenant seran idèntics. Els sufixos de tots dos, deixeu-los tal com el programa us indica (000), si no és que el vostre banc us n'exigeix uns de diferents. Com a entitat receptora entreu-hi els quatre dígits identificadors, igual que amb l'oficina receptora. Normalment correspondran als vuit primers del vostre compte bancari. I a compte d'abonament caldrà entrar el número de compte complet (20 dígits) on voleu que els rebuts us siguin abonats. El programa verificarà que aquest sigui un número de compte vàlid, i impedirà l'entrada d'un que no ho sigui. La norma 58 exigeix també l'entrada del Codi INE, número de 9 dígits que correspon al codi INE de la plaça d'emissió, i alguns bancs (per exemple, el BBVA) requereixen un altre camp, l'Alfanúmero, amb 11 dígits, que haurà de ser introduït a la casella corresponent. Si en teniu dubtes consulteu la vostra entitat bancària abans d'emetre el fitxer de rebuts.

Si una factura inclosa en el procés tingués un import negatiu, hi serà inclosa amb el mateix import però amb signe positiu, per tal com la norma bancària no permet imports inferiors a zero. Per tal d'evitar que aparegui a la reixeta, marqueu-la com a cobrada.

El disc on es dipositarà el fitxer serà el que trieu a la casella Disc. El nom del fitxer és de lliure elecció de l'usuari, però ha de complir les recomanacions de la vostra entitat bancària i, en qualsevol cas, les normes de MS-DOS, és a dir, un mínim d'un caràcter i un màxim de vuit, més opcionalment un punt i una extensió amb un màxim de tres caràcters. Teniu en compte que, a més, certs caràcters especials no estan permesos pel sistema operatiu (per a més informació, consulteu el manual de l'usuari corresponent). En cas d'entrar-hi un nom no vàlid, WinOmega no podrà crear el fitxer. Si teniu dubtes, entreu-hi el nom NORMA19.TXT o NORMA58.TXT i no us compliqueu la vida.

Si el fitxer de rebuts ha de ser enviat a l'entitat bancària a través d'Internet, seleccioneu el disc dur local. El programa arxivarà en tots els casos una còpia addicional del fitxer creat en una carpeta anomenada Norma19 o Norma58, dins la carpeta de treball amb un nom distint per a cada data de càrrec (norma 19) o de lliurament (norma 58), format pel dia, el mes i l'any, i extensió TXT. Per exemple, si la data és 30 de novembre de 2001, el fitxer es dirà 30-nov-01.TXT. D'aquesta manera podreu dur un control dels fitxers enviats. Si emeteu més d'un fitxer amb la mateixa data, es mostrarà un quadre de diàleg perquè trieu un altre nom i evitar així que se sobreescrigui l'anterior.

El fitxer és un arxiu de text pur, amb línies de 162 bytes o octets. Si voleu visualitzar-lo, podreu fer-ho amb el Bloc de Notes de Windows, encara que no és gaire convenient que en modifiqueu el contingut si no és que sabeu exactament el que feu. En cas que us calgui, en trobareu una còpia amb el mateix nom a la pròpia carpeta de programa. El programa copiarà, si s'escau, un segon fitxer amb contingut idèntic però amb extensió .bak, com a còpia de seguretat.

Premeu el botó Obre per a obrir un fitxer de rebuts mitjançant el Bloc de Notes o WordPad de Windows. També podreu eliminar-lo i canviar-li el nom. Això no obstant, no hauríeu de modificar-ne el contingut, a no ser que sapigueu exactament el que feu. Aquesta funció assumeix que l'extensió assignada per l'usuari als fitxers de rebuts és TXT, i que aquesta extensió d'arxiu està associada a Windows amb algun editor de textos.

Premeu el botó Desa per conservar les dades bancàries en un fitxer de disc. Premeu el botó Carrega per recuperar-les. Això permet la utilització alternada de diversos bancs amb gran facilitat. Els fitxers usats tenen el nom triat per l'usuari i extensions N19 i N58, segons que es tracti de la norma 19 o de la norma 58, i es conserven per defecte a carpetes amb el nom Norma19 o Norma58 dins la carpeta de treball.

Si després d'haver emès el fitxer detectéssiu un error per haver-hi inclòs més, o menys, rebuts dels previstos, caldrà que aneu a la pantalla de canvis de factures i hi esborreu amb la tecla Supr la data de cobrament a les afectades, una a una, i finalment repetiu la creació del fitxer de rebuts.

Com evitar que s'hi incloguin les factures el client de les quals té el nostre compte IBAN perquè ens paga per transferència.

Obriu la fitxa del client i afegiu un espai en blanc davant el nom del banc o Entitat.

Limitacions

Malgrat que les normes 19 i 58 permeten incloure en un sol rebut en format digital fins a 16 camps de concepte amb 40 caràcters cadascun, així com un titular del compte domiciliatari distint del client, WinOmega no preveu aquestes possibilitats, i entra a cada document una sola descripció amb el text "FACTURA" seguit del seu número i data.

Si creeu factures amb cobrament fraccionat (diversos terminis) i voleu emprar l'emissió de rebuts segons la norma 58, el programa no us permetrà incloure més que un sol termini a cada remesa. L'única solució possible és crear diversos fitxers consecutius.

Si algun dels clients als quals domicilieu el cobrament té buit o en blanc el camp de la identificació fiscal (NIF), en transferir el fitxer a l'entitat bancària el sistema us mostrarà un error i el fitxer no serà acceptat. El missatge rebut pot ser una cosa així com "Error en la verificació del fitxer. Registre número ... El codi de referència no pot ser ni zeros ni blancs.". Feu servir la funció Facturació > Clients > Verificació per a esbrinar quina és la factura afectada i corregiu la fitxa del client.

Unes poques entitats bancàries fan servir versions particulars de les normes 19 i 58. Per exemple, exigeixen que no hi hagi el retorn de carro entre les línies del fitxer, o que els imports en euros duguin un separador decimal com el punt o la coma en lloc de no dur-ne cap. En aquests casos especials no podreu usar aquesta funció del programa. Les úniques solucions serien (1) Emprar el programa que el mateix banc us haurà de subministrar, (2) Cercar un programa extern dels que existeixen a la xarxa que us faci la conversió entre una mena de fitxer i l'altra, o (3) Canviar de banc.

Us convé llegir també a Consultes i respostes els números 223, 282 i 293.